Best Practices Implementation Of Electronic Management Record Filing With Using Excel 2007 and VBA

Kamis – Jum’at, 17 – 18 Juli 2014 (09.00 – 16.00 WIB), Hotel Bidakara atau Manhattan , Jakarta


BACKGROUND

Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun external customer.

Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media penyimpanan komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing ataupun gudang arsip (document tracking system).

Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel 2007 yang umumnya selama ini digunakan oleh para secretary atau admin perusahaan menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan mengimplementasikan hal tersebut di atas.

Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007 yang sudah ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
  2. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
  3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle Model and Records Continuous Model.
  4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
  5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan (jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
  6. Memahami konsep records management system dan electronics document filing system.
  7. Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun outgoing letter.
  8. Memahami tahapan-tahapan filing system.
  9. Memahami 3 metode filing system.
  10. Memahami prosedur pemberkasan arsip
  11. Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
  12. Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
  13. Memahami standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
  14. Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
  15. Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
  16. Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.
  17. Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
  18. Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
  19. Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
  20. Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
  21. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007.
  22. Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
  23. Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

AUDIENCE TARGET

Staff Admin dokumen departemen atau secretary yang bertanggung jawab langsung dalam proses filing document.

METODE PELATIHAN

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh trainernya, dan diajak langsung untuk mempraktekannya

SYLLABUS

  1. Tujuan pengelolaan dokumen.
  2. Manfaat pengelolaan dokumen.
  3. Definisi file, records dan archive.
  4. Life Cycle Model Concept.
  5. Records Continuous Model Concept.
  6. Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
  7. Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI No. 43 th 2009.
  8. Records management system fundamentals
  9. Electronics document filing system fundamentals.
  10. Mail handling concept.
  11. Step by step of filing system.
  12. Filing system distribution methods.
  13. Prosedur pemberkasan arsip
  14. 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
  15. Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
  16. Standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
  17. Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
  18. Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
  19. Digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner.
  20. Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007.
  21. Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
  22. Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007.
  23. Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007.
  24. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007.
  25. Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat dengan Excel 2007.
  26. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

INSTRUKTUR

Erawan Supriyatna
Praktisi dan trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 19 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting.

Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan softwarenya. Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :
Implementation Of Electronic Records Filing With Integrated Document Management System & E-Mail Handling, Best Practices Of Implementation Document Filing System With OS Windows & Excel 2007/Excel 2010, Mastering Microsoft Word 2010 for Business, Powerful Database Analysis And Dashboard Reporting With Excel 2007/2010, Best Practices Implementation of Financial Accounting System with Using Excel 2007/2010 For Non IT, Best Practices Implementation of Payroll Administration System with Using Excel 2007/2010 For Non IT, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel 2007/2010, Financial Accounting Information System Development with VBA Excel 2007/2010, Mastering Excel 2007/2010 Beyond For Office Data Processing System, Optimization of RDBMS Implementation with Access 2007/2010 and SQL Method for IT & Non IT, Point of Sales and Inventory Application Development with Acces2007 for IT & Non IT, IT Vendor Management, COBIT v4.1 Fundamentals.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 9 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

Investasi  Rp. 3.850.000,00-

  1. Biaya investasi tersebut berlaku untuk 1 peserta sudah termasuk 2x coffe break, 1x lunch, makalah, serta sertifikat.
  2. Transfer biaya investasi Anda ke Rek. 166.2715900 BCA  KCP  Cimanggis a.n. PT Pratama Indomitra Konsultan sebelum pelaksanaan lokakarya.

SAIFUDIN: 0888 876.6164 Tlp.: (021) 8414.447-8 Fax.: (021) 8779.2353

Pratama Indomitra’s consultants hold C certificate (the highest grade of tax consultant) and are registered tax consultants and licensed tax attorneys. A member of Kreston International | A global network of independent accounting firms.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *